Le terme « valeur ajoutée » n’est pas étranger à ceux qui travaillent dans le monde des affaires. Concept clé dans les études commerciales, la valeur ajoutée consiste à améliorer un produit ou un service avant qu’il n’atteigne le client, ce que les clients demandent de plus en plus.
La valeur ajoutée est la clé du succès d’un événement. Je ne parle pas d’offrir des biscuits maison gratuits aux délégués pour leur pause thé du matin, ni même de passer des sandwiches au bacon à un petit-déjeuner continental. Comme chaque livre de votre budget compte, que les dépenses liées aux événements restent sous surveillance et que les attentes sont plus élevées que jamais, la valeur ajoutée consiste à susciter un haut niveau de participation de vos délégués dès le départ.
Définir les objectifs
La clé pour connaître le succès de votre événement est de le mesurer par rapport aux objectifs que vous avez fixés au départ. Non seulement l’établissement de l’objectif de l’événement facilitera le processus d’organisation, mais si vous impliquez les participants à ce stade précoce, vous vous assurez que chacun aura des attentes similaires et une compréhension plus claire de l’objectif final, ce qui rendra les gens plus concentrés et leur fera gagner du temps, et augmentera instantanément le succès de la réunion.
Choisir les participants
Vos objectifs vous aideront également à choisir les bons participants. La participation d’un grand nombre de personnes à un événement peut sembler impressionnante, mais si elle s’avère être une perte de temps pour la plupart des participants, elle finira par donner une mauvaise image de vous. Réfléchissez bien à qui doit vraiment être présent. En ayant un public plus ciblé, vous pourrez utiliser votre budget plus efficacement et obtenir une valeur ajoutée.
Horaires et programme
Réfléchissez bien aux horaires de l’événement. Lorsque vous envisagez l’heure de début, pensez aux personnes que vous ciblez et à leur lieu de départ. Cela peut sembler évident, mais c’est souvent négligé, ce qui met les participants à rude épreuve pour arriver à l’heure. Je recommande également d’établir un ordre du jour clair ou un programme de l’événement avec des horaires précis le plus tôt possible – cela permet à vos participants de comprendre ce que l’on attend d’eux et d’adhérer à l’événement. Dans la mesure du possible, précisez les responsabilités et qui participe à quoi dans l’ordre du jour, par exemple les orateurs, les sessions en petits groupes et le réseautage, afin de vous assurer que les participants arrivent préparés.
Fournissez autant d’informations que possible à l’avance
Bien que vous ne puissiez pas forcer vos participants à lire ce que vous leur envoyez avant l’événement, vous leur donnez au moins la possibilité d’anticiper. En fournissant les documents de réunion avant l’événement lui-même, vous pouvez également économiser des coûts d’impression assez élevés, en vous concentrant sur le partage électronique des informations lors de l’événement.
Rembobiner et repasser
La capacité d’assimilation d’un événement, d’une réunion ou d’une conférence est limitée. S’en tenir à l’ordre du jour et veiller à ce que les participants ne prennent pas la tangente permet de conserver la pertinence et la valeur de ce qui est absorbé. Il est également utile de filmer ou d’enregistrer l’événement, et s’il s’agit d’une réunion formelle, il est impératif de rédiger un procès-verbal. Tous ces éléments vous donnent la possibilité de revenir sur certaines parties de l’événement pour les clarifier, mieux les comprendre ou en démontrer les résultats aux autres.
Événements expérimentaux
La valeur ajoutée ne s’arrête pas là : ajouter un élément expérientiel à votre événement peut également être un excellent moyen d’ajouter de la valeur.
L’une des parties les plus difficiles de l’activité expérientielle est de trouver une idée passionnante et innovante qui soit possible sur le plan logistique et qui s’inscrive dans votre budget. Commencez par examiner les activités que votre site peut proposer – certaines sont évidentes et s’intègrent parfaitement à votre événement, d’autres vous obligeront à creuser un peu plus loin. Par exemple, si votre événement porte sur le lancement d’une nouvelle sélection de jus de fruits, pourquoi ne pas installer une station de jus de fruits qui montre comment les jus sont fabriqués et donne aux participants la possibilité de créer leurs propres combinaisons de saveurs et d’essayer le produit – tout cela contribue à créer un lien émotionnel avec le produit. Pour les réunions axées sur le changement d’image ou la création d’un nouveau look pour une entreprise, vous pouvez aider les délégués à sortir des sentiers battus en ajoutant un élément expérimental à l’événement : ils sont encouragés à se rassembler et à créer des œuvres d’art individuelles en utilisant une variété de couleurs, de textures et de formes qui, selon eux, représentent la marque. Les délégués peuvent ensuite discuter de leurs œuvres et s’en inspirer pour construire la nouvelle marque.
Lorsqu’il s’agit d’ajouter un élément expérientiel, les possibilités sont vraiment infinies, alors n’oubliez pas de garder vos limites à l’esprit et assurez-vous de garder les objectifs de votre événement au cœur de votre planification. «